毕业生随意丢弃档案，企业人力资源部门不重视档案，成为时下比较普遍的现象。那么，到底“档案”对个人以及人力资源部门意味着什么，放松对档案的管理会带来哪些后果呢？

有个朋友，在一年内换了六家公司，问他档案在哪里，答曰“还在第一家国有企业里”，记者惊异地问他：“换公司时不需要档案跟着你流动吗？”他则不以为然：“新公司
的人力资源部根本不提档案的事，都不需要调档案，再说我跳槽比较频繁，调来调去很麻烦。”

档案管理中的问题所在

一位人才机构档案部门负责人告诉记者，目前，档案呈社会化管理的趋势发展，非公有制单位、国有企业事业单位现有用人制度发展人事代理使流动人员档案管理总量每年迅速上升。但也导致许多问题的存在。如：人、档分离，用人单位和管理档案的部门分离，有利于社会人的形成，但同时档案材料的收集、利用、转递出现了不规范行为，影响了档案材料的完整性和效用。有的人在频繁流动中，档案材料没有相应的记载；有的淡化了档案的观念，“死”档(即无人调用，也不缴费的档案)也有逐渐增加的趋势。

以北京市人才服务中心为例，拥有着全市最大的档案管理中心，共保管档案12万份。据该档案中心工作人员介绍，这些档案的利用率相对很高，表现在出具人事证明、婚育证明、出国政审、职称评定、工龄认定以及各种保险的相关手续等方面。人才机构要按照有关规定，建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度、工作程序。档案中心的工作人员每天都要接待大量的企业用人中的查询、查阅，对不符合查阅、借阅条件的，则由人才中心工作人员根据实际情况，代为查阅后，向查阅单位介绍被查阅人的有关情况或出具档案中相关情况的证明。按规定，人才服务机构不得向任何个人提供查阅、借阅本人及其直系亲属的人事档案。

放松管理的后果所在

业内资深专家告诉记者，档案管理的目的是为了档案的利用。如果放松管理，无论对单位和对个人都会影响档案的利用。举个例子，如果应该进入档案的材料没及时归档，则对个人资料的记载就是不完整的，缺乏了这一部分的凭证，就无法出具相关证明。如果发生了损坏或丢失档案的情况，后果就更加严重，有的档案材料是难以重新建立的。档案的管理是与人事、流动手续的衔接密切相关的。

眼下，办理以下事项时必然涉及到档案材料：在国有企业、事业单位调动；参与社会保险；出国出境政审；出具各类人事证明；评定职称；调整档案工资；计算退休费用等等。显然，档案材料记录不完整、不真实，甚至丢失了档案，在办理这些中就会遇到个人难以解决的困难。

因此，作为企业人力资源部的工作人员，应该本着对员工负责的态度，认真管理或配合相关机构管理员工的档案，并在员工劳动关系发生变化时，记载入档案。

HR部门职责所在

据了解，除人才机构外，有部分国有企、事业单位可以直接管理员工档案，对直接管理员工档案的人力资源部，则要求遵守国家关于档案管理的制度要求、人员要求和体制要求。做好以下工作：

1.收集应当进入档案的材料：如：转正定级手续、学历、职称材料、工资、职务材料。

2.作好档案利用工作，依据档案记载，向有关组织出具人事证明。

3.按制度改进、整理档案、转递档案。

4.管理中保证档案的安全，不受人为的和自然的损害。

对于委托人才中心管理档案的企业，HR部门工作人员主要是作好档案的利用工作，协助人才中心做好有关归纳材料的收集工作，包括员工的工作鉴定材料和突出的业绩档案材料。员工的劳动关系发生变化时及时通知存档部门，终止或变更存档协议。

企业HR部门在档案管理中起着关键的作用，只有每个企业及每个人对“档案”的重要性有了深刻的认识，共同来维护人事档案管理的严肃性，才能逐步完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动，并避免人才在流动中出现不必要的问题。(韩婧)